Товарно-транспортная накладная: инструкция по применению

Определение и назначение товарно-транспортной накладной

Товарно-транспортная накладная (ТТН) — это первичный учетный документ, который используется для подтверждения перевозки товаров между отправителем и получателем. Этот документ не только фиксирует факт передачи товара, но и играет ключевую роль в учете товарно-материальных ценностей. ТТН – обязательный документ для всех сторон, участвующих в процессе перевозки. Включая грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя.

Кроме того, товарно-транспортная накладная используется для учета и контроля расходов, связанных с транспортировкой. А также для соблюдения требований законодательства. Без этого документа невозможно корректно завершить сделку по перевозке товара.

Когда нужно составлять ТТН

ТТН составляется при перевозке товарно-материальных ценностей (ТМЦ) между юридическими лицами, а также в тех случаях, когда перевозка товара требует строгого контроля (например, для опасных или скоропортящихся товаров). Важно, что для каждой перевозки, даже если это небольшие объемы или краткосрочные рейсы, необходимо оформлять отдельную накладную. Составление ТТН также обязательно в случае перевозки товаров, требующих специального контроля. Например, алкогольных напитков. В том числе при доставке с участием стороннего перевозчика.

Когда ТТН не обязательна

В некоторых случаях, например, при перевозке товаров в пределах одной компании, составлять ТТН не обязательно. Однако такие случаи встречаются довольно редко. В большинстве ситуаций, особенно если товар выходит за пределы компании или страны, накладную иметь необходимо. 

Штрафы за перевозку груза без ТТН

Перевозка товаров без правильно оформленной товарно-транспортной накладной может привести к серьезным последствиям. В случае нарушения правил оформления документа предусмотрены штрафные санкции:

• Для должностных лиц — от 10 000 до 15 000 рублей.
• Для организаций — от 200 000 до 300 000 рублей.

Кроме того, может быть принято решение о конфискации товара или аресте транспортного средства, что дополнительно усложняет ситуацию.

Разница между товарно-транспортной и транспортной накладной

Товарно-транспортная накладная и транспортная накладная — два документа, которые часто путают. Однако они имеют различия.  ТТН используется для всех видов перевозок товаров, когда он принадлежит отправителю или его компании. Она сопровождает товар по пути следования, фиксируя всю информацию о доставке. Транспортная накладная применяется, когда перевозка осуществляется сторонним подрядчиком, и товар не принадлежит отправителю. Этот документ удостоверяет передачу товара перевозчику для дальнейшей транспортировки.

Виды товарно-транспортных накладных

Существует несколько видов ТТН, каждый из которых используется в зависимости от характера перевозки. Основные виды включают:

• Стандартные формы для обычных товаров. Эти формы товарно-транспортных накладных используются для перевозки обычных товарно-материальных ценностей, не требующих особых условий транспортировки. Они содержат стандартные данные о грузоотправителе, грузополучателе, перевозчике и товаре. Такие накладные оформляются для большинства стандартных грузоперевозок.
• Специальные формы для перевозки опасных или скоропортящихся товаров. Для перевозки товаров, которые требуют особых условий хранения и транспортировки, таких как опасные грузы, медикаменты или скоропортящиеся товары (например, продукты питания, лекарства), применяются специализированные формы ТТН. Они включают дополнительные поля для указания условий хранения, упаковки, типа транспорта. А также могут требовать специальных сертификатов безопасности или других подтверждающих документов.

Выбор правильного типа накладной зависит от условий перевозки и вида товара, что влияет на требования к заполнению и дополнительным приложениям к накладной.

Функции товарно-транспортной накладной

1. Подтверждение факта передачи товара от отправителя к получателю.
2. Закрепление условий перевозки, включая информацию о транспортных средствах, водителе и сроках доставки.
3. Учет товарно-материальных ценностей и транспортных расходов.
4. Используется для оформления бухгалтерских документов и расчета налогов.
5. Служит для контроля и сверки данных в процессе транспортировки.

Порядок и правила заполнения товарно-транспортной накладной

Заполнение товарно-транспортной накладной — важная и ответственная процедура, для которой полезно ознакомиться с образцом правильного оформления. Накладная состоит из нескольких разделов, каждый из которых требует внимательного подхода к заполнению. Образец может служить отличным ориентиром для точности и правильности внесённых данных.

Образец заполнения ТТН

Заголовочная часть 

В заголовочной части накладной указываются такие данные, как:

• Номер накладной — уникальный идентификатор документа.
• Дата составления — точная дата оформления накладной.
• Грузоотправитель — название и контактные данные организации, отправляющей товар.
• Грузополучатель — название и контактные данные организации, принимающей товар.
• Перевозчик — данные транспортной компании или физического лица, выполняющего доставку.

Товарный раздел ТНН

В товарном разделе указываются данные о перевозимом товаре, включая:

• Номенклатурный номер товара (если применяется).
• Наименование товара.
• Количество — указывается в единицах измерения (шт., кг, м³ и т.д.).
• Масса товара — в килограммах или тоннах.
• Стоимость товара — для бухгалтерии и расчета транспортных расходов.

Транспортный раздел 

• Марка автомобиля и госномер.
• Данные водителя — Ф.И.О., номер водительского удостоверения.
• Сроки доставки — указать дату отправления и прибытия.
• Маршрут доставки — откуда и куда направляется товар.

Подписи и реквизиты участников перевозки

В конце накладной ставятся подписи всех участников перевозки: отправителя, получателя и перевозчика. Эти подписи подтверждают факт транспортировки товара.

Электронный документооборот и ТТН

Современные технологии позволяют использовать электронные формы товарно-транспортных накладных. Это значительно упрощает процесс оформления и ускоряет передачу документов. Электронная ТТН имеет такую же юридическую силу, как и бумажная, и может быть использована для отчетности и бухгалтерского учета.

Сколько экземпляров товарно-транспортной накладной составлять

Обычно составляется четыре экземпляра товарно-транспортной накладной:

• Один — для отправителя.
• Второй — для получателя.
• Третий — для перевозчика.
• Четвертый — для бухгалтерского учета.

Исправления в товарно-транспортной накладной

Если в товарно-транспортной накладной обнаружены ошибки, они должны быть исправлены с учетом всех участников перевозки. Исправления должны быть подтверждены подписями всех сторон.

Образец пустого  бланка товарно-транспортной накладной

Приложения к накладной

В зависимости от вида перевозки, к товарно-транспортной накладной могут быть приложены дополнительные документы, такие как сертификаты качества, паспорта товара, договоры и прочие документы, подтверждающие легитимность и безопасность транспортировки.

Как отличить ТТН от транспортной накладной

ТТН и транспортная накладная часто путаются, но между ними есть ключевые различия. ТТН используется для всех видов перевозок, в том числе когда товар принадлежит отправителю. Транспортная накладная применяется, когда товар транспортируется сторонним перевозчиком и не принадлежит отправителю.

Чем лучше подтверждать транспортные расходы

Для учета транспортных расходов лучше использовать товарно-транспортную накладную, так как она является официальным документом, подтверждающим расходы на перевозку. Это важно для бухгалтерии и налоговой отчетности.

Вывод

Товарно-транспортная накладная — это важнейший документ, который обеспечивает правильное оформление и учёт перевозки товаров. Её корректное заполнение помогает избежать штрафов, облегчить процесс документооборота и поддерживать порядок в учёте товарно-материальных ценностей. Соблюдение всех правил и рекомендаций при оформлении ТТН значительно повышает эффективность работы с грузоперевозками и снижает риски для бизнеса.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Когда товарно-транспортная накладная обязательна для перевозки?

ТТН обязательна, когда товар перевозится между юридическими лицами или когда перевозка включает товары, требующие особого контроля (например, опасные или скоропортящиеся товары). Она также необходима при перевозке алкогольной продукции или других товаров, которые регулируются законом.

2. Что делать, если в товарно-транспортной накладной допущены ошибки?

Если в ТТН обнаружены ошибки, необходимо внести исправления. Это должно быть сделано с учётом всех участников перевозки, и исправления должны быть подтверждены их подписями. В некоторых случаях может потребоваться составление нового экземпляра накладной.

3. Сколько экземпляров товарно-транспортной накладной нужно составлять?

Обычно составляется четыре экземпляра ТТН: один — для отправителя, второй — для получателя, третий — для перевозчика и четвёртый — для бухгалтерского учёта. Каждый экземпляр должен быть подписан всеми участниками перевозки.

4. Можно ли использовать электронную товарно-транспортную накладную?

Да, электронные ТТН имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. Они упрощают процесс оформления, ускоряют передачу документов и могут быть использованы для отчетности и бухгалтерского учёта.

5. Как отличить товарно-транспортную накладную от транспортной накладной?

ТТН используется для всех видов перевозок, включая те, когда товар принадлежит отправителю. Транспортная накладная применяется, когда товар транспортируется сторонним перевозчиком, и товар не принадлежит отправителю. Основное различие заключается в стороне, которой принадлежит товар.