Путевой лист в 2025 году: для чего нужен и как его заполнить

Что такое путевой лист и для чего он нужен

Путевой лист — это обязательный первичный документ, оформляемый на каждый рейс транспортного средства. Он подтверждает допуск автомобиля к эксплуатации и используется для контроля маршрута, расхода топлива, времени работы водителя и состояния техники.

Зачем нужен путевой лист:

• для контроля использования автотранспорта в организации;
• для фиксации маршрутов, пробега, расходов;
• для проведения мед- и техосмотров;
• для отчётности в контролирующие органы;
• для юридической защиты при проверках.

Кто должен заполнять путевые листы

В большинстве случаев выдавать и оформлять лист должен уполномоченный сотрудник — диспетчер, механик или бухгалтер. Подпись водителя обязательна.

Он обязателен для:

• грузовых перевозок;
• служебных автомобилей;
• арендованных транспортных средств с водителем;
• пассажирских перевозок;
• коммунальной и строительной техники.

Форма путевого листа в 2025 году

В 2025 году допускаются два вида:

• Бумажный (традиционный бланк, оформляемый вручную);
• Электронный путевой лист (в формате PDF/XML с ЭЦП).

Бланк можно разрабатывать самостоятельно, если соблюдены обязательные поля согласно Приказу Минтранса № 152.

Преимущества электронного варианта

• Упрощает хранение и поиск
• Снижает количество ошибок
• Интегрируется с TMS и 1С
• Ускоряет оформление и контроль
• Подходит для онлайн-учёта и удалённой работы

Как заполнить путевой лист

Обязательные реквизиты 
 

Раздел	Что указывается
Водитель	ФИО, табельный номер
Автомобиль	Госномер, марка, пробег
Транспортная организация	Название, ИНН, адрес
Рейс	Дата, маршрут, цель поездки
Медицинский осмотр	Время, подпись медика
Технический осмотр	Состояние ТС, подпись механика
Расход топлива	Лимит, заправка, остаток
Отметки о прибытии	Время, подпись принимающей стороны

Образцы заполнения путевых листов

• легкового автомобиля
• грузового автомобиля (4П)
• грузового автомобиля (4С)
• автобуса необщего пользования
• специального автомобиля

Ошибки и их исправление

Частые ошибки:

• отсутствуют обязательные реквизиты;
• нет подписи водителя, медика, механика;
• некорректные показания пробега.

Исправления вносятся через акт с указанием причины и подписью ответственного лица.

Срок действия путевого листа

Обычно этот документ действует 1 календарный день. В исключительных случаях допускается оформление на несколько дней (например, при междугороднем рейсе), с обязательным пояснением.

Штрафы за отсутствие или ошибки

Нарушение	Штраф для ИП	Штраф для юр. лиц
Отсутствие	от 5 000 ₽	от 30 000 ₽
Недостоверные данные	от 3 000 ₽	от 20 000 ₽
Нарушение порядка учёта и хранения	от 2 000 ₽	от 10 000 ₽

Как проводить предрейсовый осмотр

Медицинский осмотр

Каждый сотрудник перед выездом обязан пройти медицинский осмотр. Результат вносится в лист, с указанием времени, ФИО медика и подписи.

Технический осмотр

Механик проверяет:

• тормоза,
• световую сигнализацию,
• рулевое управление,
• давление в шинах,
• пробег и топливо.

Нормативно-правовое регулирование

Законодательную базу составляют:

• Приказ Минтранса № 152;
• Приказ № 424н;
• Налоговый кодекс РФ;
• Трудовой кодекс РФ.

Техосмотр грузовиков в 2025 году

В 2025 году правила прохождения техосмотра для грузового транспорта по-прежнему остаются обязательными. Это особенно актуально для логистических компаний, владельцев автопарков и индивидуальных предпринимателей, эксплуатирующих грузовые транспортные средства (ТС) для коммерческих перевозок.

Кто обязан проходить техосмотр?

Согласно требованиям действующего законодательства РФ, обязательному техническому осмотру подлежат:

• Грузовые автомобили старше 4 лет (от года выпуска);
• Транспортные средства с разрешённой максимальной массой более 3,5 тонн, независимо от возраста;
• Грузовики, задействованные в коммерческих перевозках, вне зависимости от частоты использования.

Даже если автомобиль используется редко или только внутри одного региона — если он задействован в работе организации или ИП, техосмотр обязателен.

Как часто проходить техосмотр?

Категория ТС	Возраст ТС	Частота ТО
Грузовики до 3,5 тонн	До 4 лет	Не требуется
Грузовики до 3,5 тонн	Старше 4 лет	1 раз в 2 года
Грузовики свыше 3,5 тонн	Любой	1 раз в год
Транспорт, задействованный в перевозках опасных грузов	Любой	1 раз в 6 месяцев

Информация о техосмотре в обязательном порядке указывается в путевом листе.

Где проходить техосмотр?

Техосмотр проводится только в аккредитованных и лицензированных центрах технического осмотра. В процессе диагностики проверяется:

• общее состояние кузова, кабины, креплений;
• работа тормозной системы;
• рулевое управление;
• световые приборы;
• стеклоочистители и омыватели;
• система выхлопа;
• уровень шума и выбросов;
• наличие аптечки, огнетушителя, знака аварийной остановки.

После успешного прохождения техосмотра выдается диагностическая карта, которая прикладывается к учетным документам.

Ответственность за отсутствие техосмотра

Отсутствие актуального техосмотра может повлечь за собой:

• отказ в регистрации транспорта;
• аннулирование страховки ОСАГО;
• штраф от 500 до 30 000 рублей (в зависимости от статуса нарушителя);
• привлечение к ответственности при ДТП;
• невозможность легального использования автомобиля на маршруте.

Для водителей грузовиков важно перед началом каждого рейса убедиться, что у автомобиля действующая диагностическая карта. Если срок ТО истёк, транспортное средство не может использоваться, даже в пределах одного города.

Автоматизация логистики с TMS

Системы управления транспортом (TMS) помогают:

• создавать путевые листы автоматически;
• контролировать рейсы;
• вести учёт топлива и работы сотрудников;
• правильно формировать электронные архивы;
• отслеживать графики техобслуживания.

TMS-интеграция — оптимальное решение для бизнеса с большим автопарком.

Часто задаваемые вопросы о путевых листах

Можно ли использовать электронный вариант вместо бумажного?

Да, можно. Электронный документ в 2025 году приравнен к бумажному, если он:

• содержит все обязательные реквизиты;
• подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП);
• оформлен через систему электронного документооборота (ЭДО).

Электронный вариант особенно удобен для компаний с большим автопарком или распределённой логистикой.

Как оформить путевой лист при смешанных перевозках?

Если автомобиль осуществляет смешанные перевозки (например, одновременно перевозятся пассажиры и груз), в документе необходимо:

• указать обе категории перевозки (пассажирская и грузовая);
• описать характер и назначение перевозки;
• зафиксировать соответствующий маршрут;
• при необходимости — приложить отдельные задания или акты, поясняющие специфику рейса.

Также важно проконтролировать соответствие маршрута целям поездки и обозначить ответственность водителя за обе задачи.

Что делать, если водитель потерял путевой лист?

Если документ утерян в рейсе, порядок действий следующий:

• Оповестить диспетчера или логиста.
• Составить акт об утере, подписанный водителем и руководителем.
• На основании акта выдаётся дубликат бланка.
• В журнале учёта обязательно делается отметка об утере и дате выдачи дубликата.

Важно помнить: утеря без оформления акта — это нарушение с риском штрафа, особенно при проверке контролирующими органами.

Как учитывать простой?

Если рейс был приостановлен, необходимо определить причины простоя:

• По техническим причинам — оформляется акт технической неисправности.
• По вине клиента (ожидание разгрузки и т.д.) — оформляется акт со стороны грузополучателя.
• По вине водителя — составляется внутренний акт простоя, фиксируются временные интервалы и описание ситуации.

Вся информация обязательно заносится в бланк в раздел «Особые отметки» или прикрепляется отдельным приложением.

Можно ли использовать один бланк для нескольких транспортных средств?

Нет. Он должен оформляться индивидуально на каждое транспортное средство. Даже если одно задание или маршрут обслуживается двумя автомобилями, каждому водителю выдаётся свой бланк. Это объясняется требованиями к контролю технического состояния, маршрута, расхода топлива и персональной ответственности сотрудника.

Какие штрафы предусмотрены?

Нарушения, связанные с путевыми листами, могут привести к административной ответственности:
 

Нарушение	Штраф для ИП	Штраф для юридических лиц
Отсутствие	от 5 000 ₽	от 30 000 ₽
Недостоверные или неполные данные в документе	от 3 000 ₽	от 20 000 ₽
Нарушения в оформлении медицинских/техосмотров	от 2 000 ₽	от 10 000 ₽

Как отразить ремонт или техническое обслуживание автомобиля в путевом листе?

• в бланке делается соответствующая запись в разделе «Особые отметки»;
• указываются дата, место, вид работ и пробег; по возможности — прикладывается акт выполненных работ или квитанция.

На сколько даётся путевой лист водителю грузового автомобиля?

Стандартный срок действия — на один день или один рейс. Однако в 2025 году допускается оформление на срок до 10 суток, если:

• рейс междугородний или международный;
• оформлен заранее и согласован с руководством;
• есть подробный маршрут и объяснение продолжительности поездки.